Gestión documental · Identidad aplicada
Un estándar documental que aplican personas y máquinas
En producción · septiembre de 2026
Una convención de nomenclatura con pocas reglas y muchos ejemplos, una arquitectura de siete áreas organizada por cómo trabaja la asociación —no por su organigrama—, una identidad aplicable a cualquier documento, y herramientas que automatizan lo repetitivo.
El problema
Un repositorio crecido durante años sin criterio: más de un centenar de carpetas, nombres inconsistentes, duplicados, documentos dispersos, y mucho tiempo buscando.
La solución
El manual de nomenclatura, la plantilla corporativa, la guía de estilo para aplicaciones y correos, la app de escritorio que aplica el formato , un aviso automático cuando entra un documento nuevo en la biblioteca, y el kit de replicación: documentación estructurada, plantilla funcional, validador de nomenclatura y script de generación, para que un modelo de lenguaje aplique el estándar solo.
Decisión clave
Documentar para que lo aplique un modelo de IA sin supervisión obligó a documentar mejor para personas: el kit de replicación para LLMs mejoró el manual humano.
Enfoque
Cómo se abordó
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Diseñar las reglas antes de aplicarlas
La fecha primero, para que el orden alfabético sea cronológico en cualquier explorador. Interno y externo distinguibles en el propio nombre. Los documentos de periodo, fechados por el final del periodo. PDF como formato final. Y un principio por encima de todas las reglas: ante cualquier ambigüedad, se señala antes de nombrar; nunca se asume en silencio. Las reglas son pocas, explícitas y con ejemplos; los casos límite se resuelven con el principio, no con más reglas.
La arquitectura se organiza por actividad —gobernanza, eventos, comunicación, biblioteca, informes propios, socios, administración— e implanta primero las actividades críticas, en lugar de migrar todo de golpe. Y el estándar se refina en producción: la nomenclatura de las newsletters extraordinarias pasó de dos variantes a una tras detectar confusión en el uso real.
Estado y próximos pasos
En producción · septiembre de 2026
En uso desde enero de 2026. Siguiente: motor de formato para presentaciones dentro de la app.
Criterio
La decisión que guía el sistema
Documentar para que lo aplique un modelo de IA sin supervisión obligó a documentar mejor para personas: el kit de replicación para LLMs mejoró el manual humano.